對工程資料進行審查是工程質(zhì)量監(jiān)督員日常監(jiān)督工作的一項重要內(nèi)容，主要是依據(jù)工程資料是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定來判定工程是否合格，其重要性可見一斑。但筆者在監(jiān)督工作中發(fā)現(xiàn)，建設(shè)、施工、監(jiān)理等參建單位對工程資料重視不夠，有的甚至漠然視之，突出表現(xiàn)在項目建設(shè)過程中存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，只重視工程建設(shè)進度、質(zhì)量、資金等問題，忽視資料管理工作，待到工程竣工驗收時，突擊補充檔案資料，以應(yīng)付竣工驗收，這種“臨時抱佛腳”的思想和工作方式衍生出了一系列問題。
一是工程資料管理制度不健全，難以保證資料整編工作的有效開展。如在文件、技術(shù)通知管理方面沒有統(tǒng)一的規(guī)定、編號不系統(tǒng)甚至混亂、規(guī)格不一等，給整編工作帶來了困難；對資料的保管與移交沒有制定專門制度，人員變動時資料交接不嚴(yán)密，造成資料遺失。
二是責(zé)任制度不健全，難以保證資料管理責(zé)任落實。如建設(shè)單位與施工單位簽訂的合同中對竣工資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度等要求不明確、不具體；施工單位對資料管理人員的素質(zhì)、職責(zé)等沒有明確要求；對于工程資料的整編和管理工作普遍缺乏監(jiān)督考核機制等。
三是人員素質(zhì)普遍不高，難以保證工程資料的質(zhì)量。這里所說的人員既是指資料員也包括工程技術(shù)人員。工程資料管理是一項技術(shù)與管理融為一體的綜合性工作。工程資料管理需要資料員有一定的施工技術(shù)知識，然而在現(xiàn)實中，資料員對相關(guān)施工技術(shù)知識完全是“門外漢”，而施工單位與監(jiān)理單位的技術(shù)人員懂施工技術(shù)卻不知檔案知識，資料員與技術(shù)員很少也很難進行溝通、協(xié)作，從而影響工程資料質(zhì)量。
四是過程控制不到位，難以保證工程資料的規(guī)范整編。因為是“臨時抱佛腳”，工程資料編制無法做到與施工進度同步，資料員在不得已的情況下只能“閉門造車”。還有一種情況，因為資料員的素質(zhì)不高，對施工工藝操作過程不熟悉，在資料編制過程中，往往該有的項目內(nèi)容沒有填寫，而不該有的項目內(nèi)容卻填寫了。
上述種種問題直接導(dǎo)致工程檔案資料成套性、完整性、真實性得不到保障，從而影響工程竣工驗收及日后該工程檔案的利用。筆者日常監(jiān)督工作中常見的資料整編問題主要表現(xiàn)在以下幾點：
一是資料不完整。約有90%的工程資料存在不完整的問題。如工程項目竣工后沒有工程資料或只有工程主體檔案，沒有配套的工程檔案，地下管線、園林綠化資料等寥寥無幾。
二是書寫不規(guī)范。原始資料的方案往往字跡潦草，會使用不規(guī)范的漢字，甚至還有錯別字，而且方案修改后不加蓋單位公章或沒有修改人簽字的情況屢見不鮮，給后期竣工資料整編工作帶來了極大的困難。
三是內(nèi)容不真實。資料蓋章混亂，單位公章、財務(wù)專用章、法人章混用、濫用。代簽現(xiàn)象嚴(yán)重，工程技術(shù)管理人員不在，就模仿其筆跡進行簽字；監(jiān)理單位的工作人員不愿簽字，施工單位迫于應(yīng)付上級檢查就代其簽字。日期錯誤，如2014年的資料會出現(xiàn)2012年的時間，甚至2015年的時間；還有的存在明顯的疏漏，根本不寫年月日。
四是移交不及時。不能按照規(guī)定及時移交工程竣工資料，造成統(tǒng)一管理的時間延誤，甚至導(dǎo)致竣工資料丟失。在檢查中常常見到工程管理人員對工程資料該移交的沒有移交，胡亂把質(zhì)量保證資料和施工技術(shù)管理資料“堆放”在一起，給核查帶來了困難。
這些問題的形成并長期存在，除了工程建設(shè)、施工、監(jiān)理等相關(guān)參建單位要擔(dān)責(zé)任外，工程質(zhì)量管理機構(gòu)迫于壓力的軟弱、妥協(xié)也是其中的一個重要原因。這一方面是迫于行政干預(yù)或長官干預(yù)的壓力。因為利益驅(qū)動或其他因素，政府官員為房地產(chǎn)開發(fā)項目說情，在工程資料不全的情況下，迫使管理部門“變通”，為工程辦理竣工驗收備案手續(xù)。對于一些政府項目，政府往往要求管理部門甚至不用審查資料直接就為工程辦理驗收備案手續(xù)。另一方面是迫于生活的壓力。2009年，國家明令取消工程質(zhì)量監(jiān)督費，并要求當(dāng)?shù)卣言擁椯M用列入財政預(yù)算，但至今仍有80%以上的工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)自行解決這筆費用。迫于種種壓力，工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)用檢測機構(gòu)出具的鑒定報告代替工程資料，為建設(shè)單位出具一份質(zhì)量安全的證明，代替“工程質(zhì)量監(jiān)督報告”，如此“變通”解決了工程資料不全的問題。而房管部門也會根據(jù)這份證明給建設(shè)單位發(fā)放相關(guān)證書。最終，實現(xiàn)了“面面俱到”、皆大歡喜。
綜上所述，要解決工程資料管理中存在的一系列問題，政府相關(guān)部門必須嚴(yán)格自律、政府管理部門要嚴(yán)格把關(guān)、各參建單位應(yīng)高度重視。建議把“兩嚴(yán)”教育活動引入建設(shè)領(lǐng)域，嚴(yán)禁政府官員插手建設(shè)活動，一切按照法律和規(guī)定進行。對于政府管理部門和工程質(zhì)量管理機構(gòu)來說，一方面，要加大對工程資料的宣傳力度，強化各參建單位對工程資料重要性的認識；另一方面，要加大對工程技術(shù)人員檔案知識的培訓(xùn)和對資料員工程專業(yè)知識的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)一批既懂檔案又懂技術(shù)的工程資料管理骨干，在面對外界種種壓力時守住職業(yè)底線，嚴(yán)把工程資料審查關(guān)，對于工程資料不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的工程，堅決不予辦理工程竣工驗收備案手續(xù)。對于施工、監(jiān)理等參建單位來說，必須從根本上高度重視工程資料管理工作，改變“重建設(shè)、輕檔案”的思想。在此基礎(chǔ)上，要建立和完善以檔案管理責(zé)任制為核心的工程資料管理辦法，明確責(zé)任、規(guī)范管理；要從工程建設(shè)籌劃開始即要求資料員參與其中，與工程進度同步進行資料整編，從源頭保證資料的質(zhì)量。（作者系湖北省宜城市建筑工程質(zhì)量監(jiān)督站監(jiān)督員、工程師）
摘自 《中國建設(shè)報》 2015.05.22 沈啟勝
